MEMBUAT MAIL MERGE

Apa sih mail merge itu?
Jadi gini lhoooo.......

Mail Merge merupakan salah satu fitur yang ada di microsoft yang membantu kita membuat banyak dokumen berdasarkan 1 template. Fungsinya yaitu sangat membantu pengguna komputer untuk membuat surat edaran dengan jumlah yang banyak tanpa harus mengetik satu per satu surat. Akan tetapi dengan fungsi ini kita hanya perlu membuat satu template untuk semua surat dan membuat data base yang akan di hubungkan dengan template surat.

Terus, gimana sih cara buatnya?
Caranya itu..............

• Buat template surat yang akan dibuat surat masal.

• Klik menu Mailings pada menu bar, selanjutnya pilih Start Mail Merge pada group Start Mail Merge. Kemudian pilih Step by Step Mail Merge Wizard. Lalu ikuti langkah-langkahnya dengan klik Next.

• Pada Pop Up Menu pilih Type New List.
  Kemudian akan muncul jendela New Address List, klik Customize Columns untuk menyesuaikan dengan kolom yang anda buat.

• Hapus data yang ada pada Field Name, dan sisakan data sesuai dengan kebutuhan anda, kemudian ganti nama field sesuai dengan data pada surat anda. Jika anda menghapus field name, usahakan dari bawah ke atas untuk memudahkan menghapus data field. Kemudian isi database anda sesuai yang anda inginkan dan simpan.

• Selanjutnya klik OK dan pilih OK lagi pada jendela New Address List. Kemudian anda akan dibawa pada folder dimana database anda akan disimpan. Kemudian beri nama data base anda dan simpan.
• Selanjutnya pada lembar kerja ms word anda isi data mail merge nya dengan cara klik Insert Merge Field pada group Write & Insert Field. 
  
  
  
• Setelah selesai maka hasilnya bisa dilihat dengan menu pada group Preview Result. Maka surat masal sudah jadi dan dapatdiprint atau dikirim dengan nama penerima yang berbeda-beda.

• Demikianlah cara membuat mail merge semoga dapat membantu dan dapat bermanfaat.

SELAMAT MENCOBA DAN SEMOGA BERHASIL HEHE......

Read More

Membuat Grafik Pada Microsoft Excel

Berikut ini saya sajikan bagaimana cara membuat grafik dengan menggunakan Microsoft Excel, merubah data menjadi sebuah grafik, memilih model grafik, seperti grafik batang, grafik lingkaran, dan pilihan bentuk grafik lainnya dalam Microsoft Excel.

• Langkah pertama adalah membuka program Microsoft Excel dengan cara klik Start - pilih All Program - Pilih Microsoft Office - Pilih Microsoft Excel. 

• Siapkan data yang akan dibuat grafik.

• Setelah membuat data, langkah selanjutnya adalah memblok seluruh data.

• Kemudian klik Tab Insert  sehingga akan terlihat  group bar yang ada,  fokus pada grup Chart  dan pilih bentuk grafik sesuai dengan yang dikehendaki, seperti chart bar dan pilih salah satu bentuk yang kita inginkan.

 

• Contoh hasil grafiknya dengan diubah backgroundnya.

•  Jika kita ingin memberikan nama pada grafik, maka dapat dilakukan dengan cara mengklik grafik sehingga muncul grup chart tool diujung  menu bar. Didalam menu itu terdapat Tab Layout di klik - klik  Chart  title yang ada di grup label.  Pilih dimana judul akan diletakkan diatas grafik atau  ditengah atas grafik.

• Contoh grafik yang sudah diberi nama.

• Jika kita ingin mengganti axis  baik yang horizontal ataupun vertikal caranya adalah klik kanan pada Horizontal (value) axis ataupun  Vertikal (value) axis, sesuai dnegan mana yang akan diubah, akan muncul pop up  dan klik format axis. 
   
  
  
  
  Minimun digunakan untuk dari nomor berapa horizontal/vertikal axis akan dimulai. Maximum digunakan untuk mengetahui nomor paling maximum yang  ada di horizontal/vertikal axis. Untuk mengatur interval antar nomor diatur dengan menggunakan major unit.  
  Supaya tampilan grafik menjadi lebih menarik, gridline yang ada dapat diatur atau bahkan dapat dihilangkan dengan cara  klik layout pada chart tools - gridlines - primary horizontal gridlines - major and minor gridline. Pengaturan ini juga berlaku untuk primary vertikal gridline. 
  
  

  
  Contoh grafik yang telah jadi dapat diunduh disini. 
    
   Bagaimana? Mudah kan membuat grafiknya? Selamat mencoba :)

Read More

SANTUN PROTOKOLER DAN BAHASA PROTOKOLER, GIMANA YA?

SANTUN PROTOKOLER DAN BAHASA PROTOKOLER

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LatarBelakang

Setiap institusi baik pemerintah maupun swasta pastiakan menyelenggarakan acara baik yang bersifat resmi maupun tidak resmi (hiburan). Sering kita menyaksikan penyelenggaraan acara yang berjalan lancar, tertib, khidmat, menarik, tetapi tidak kurang juga kita menyaksikan penyelenggaraan acara yang berjalan kacau dan mengecewakan peserta acara.

Terkait dengan acara resmi,  pada umumnya dibedakan dua jenis yaitu acara resmi kenegaraaan seperti upacara penerimaan duta besar, jamuan makan malam kenegaraan. Selain itu, ada juga acara resminon kenegaraan seperti upacara pelantikan dan serah terima jabatan,upacara penandatanganan naskah kerjasama, upacara peresmian gedung baru, upacara pembukaan seminar, upacara wisuda,upacara pengukuhan guru besar, dan lain - lain.  Agar penyelenggaraan acara tersebut dapat berjalan seperti seharusnya, pelaksana kegiatan harus memahami tentang protokoler dan pembawa acara.

Protokol menurut Buku Pedoman Protokol Negara (2005), diartikan sebagai serangkaian aturan-aturan keupacaraan dalam segala kegiatan resmi yang diatur secara tertulis maupun dipraktekkan,yang meliputi bentuk-bentuk penghormatan terhadap negara, jabatan kepala negara, atau jabatan menteri yang lazim dijumpai dalam kegiatan antar bangsa. Sementara Satrio Wuryanto (1992) memberikan pengertian protokol adalah orang  atau pejabat dengan segala tugasnya maupun segala aktivitas yang bersifat resmi atau kenegaraan tertentu.

Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa protokol berisi pedoman atau tata cara kegiatan, dan semua hal yang mengatur pelaksanaan kegiatan resmi disebut protokoler. Diharapkan dengan adanya pedoman atau tatacara tersebut, dapat ikut menentukan terciptanya suasana yang mempengaruhi keberhasilan suatu acara, menciptakan tatapergaulan yang mendekatkan satu sama lain, terselenggaranya upacara yang khidmat, tertib, teratur& lancar dan terciptanya pemberian perlindungan.

1.2 RumusanMasalah

1.      Bagaimana santun dalam protokoler ?

2.      Bagaimana bahasa protokoler ?

3.      Apa saja syarat menjadi protokoler?

1.3 Tujuan

Tujuan dari makalah ini adalah untuk mengetahui santun dan bahasa yang digunakan oleh seorang protokoler. Sehingga, kita dapat mengetahui dan belajar menjadi protokoler yang baik.

BAB II

 ISI

2.1 Santun Protokoler

Aturan protokoler tidak terlepas dari etika pergaulan umum, yang mengatur hubungan manusia. Etika pergaulan didefiniskan sebagai ketentuan sopan santun dalam bergaul. Sopan santun disatu tempat/negara kadang berbeda dengan di tempat/negara lain. Jadi selain mengetahui etika pergaulan, disarankan untuk menggunakan perasaan sehingga orang merasa senang dalam segala suasana dan keadaan.

Dengan demikian,  terdapat unsur-unsur dalam protokol,yaitu:

1.      Tata cara

Acara/upacara harus dilakukan dengan khidmad dan tertib, menurut aturan dan adat yang sudah tetap dan harus ditaati.

2.      Tata karma

Diperlukan kata-kata yang baik dan tepat menurut tinggi-rendahnya derajat pejabat, disesuaikan dengan peristiwanya.

3.      Aturan

Acara/Upacara terikat pada rumus-rumus tertentu yang sudah tetap (seating arrangement, tatatempat, perlakuan terhadap bendera/lagu kebangsaan, lambang negara).

Karena tugas protokol tidak mudah, maka sebaiknya dalam memilih petugas protokol perlu dipilih orang yang memiliki persyaratan sebagai berikut:

1.      Pengetahuan dan pengalaman luas terutama dalam hubungan antar manusia.

2.      Bermental kuat dan berkepribadian tangguh.

3.      Terampil dan cekatan untuk menguasai situasi.

4.      Mampu mengambil keputusan dengan cepat dan cermat.

5.      Sangat peka terhadap setiap permasalahan yang timbul.

6.      Sangat memahami perasaan orang lain.

7.      Pandai membawa diri dan selalu mawas diri.

8.      Penampilan menarik.

9.      Berbahasa dengan tekanan yang baik.

Syarat-syarat tersebut diperlukan karena banyak tantangan yang akan dihadapi protokoler yaitu: berhadapan dengan tamu-tamu terhormat, senior ribuan orang,  berhadapan dengan panitia yang tidak berpengalaman, ada banyak hal yang tidak terduga dapat terjadi saat acara berlangsung, butuh kecekatan, naluri antisipatif dan spontanitas yang tinggi untuk mengatasi keadaan, ketelitian dan kecermatan sangat penting, misalnya berkaitan dengan nama, pangkat, jabatan, gelar sarjana, dan sebagainya dan jangan salah menyebutkan dan hal-hal tidak terduga sering kali membuat kita tidak sabar dan emosi.

2.2 Bahasa Protokoler

Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan oleh protokoler mengenai bahasa yaitu: vokal yang baik menyangkut tekanan, intonasi, pelafalan, intensitas dan kecepatan, kosakata yang relevan dan aktual, tatabahasa yang baik dan benar. 

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah:

·         Mempergunakan bahasa yang sesuai dengan tingkat kemampuan pendengarnya.

·         Padat dan berisi namun kaya dengan improvisasi yang sesuai.

·         Tidak monoton secara kualitas maupun kuantitas.

·         Pandai bervariasi dengan mempergunakan berbagai bahasa sesuai dengan heterogenitas penonton.

·         Tidak banyak mengulas penampilan pengisi acara.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Untuk menjadi protokoler ada beberapa hal yang harus diperhatikan dan dipahami. Aturan protokoler tidak terlepas dari etika pergaulan umum, yang mengatur hubungan manusia. Dan untuk menjadi protokoler ada persyaratan yang harus dipenuhi. Syarat-syarat tersebut diperlukan karena banyak tantangan yang akan dihadapi protokoler. Juga ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan oleh protokoler mengenai bahasa yaitu: vokal yang baik menyangkut tekanan, intonasi, pelafalan, intensitas dan  kecepatan, kosakata yang relevan dan aktual, tatabahasa yang baik dan benar.

3.2 Saran

Dengan mengacu pada isi makalah tersebut, kita bisa memilih orang untuk menjadi protokoler yang baik, dan belajar bagaimana cara menjadi protokoler yang baik dan benar. Seorang protokoler akan lebih baik jika memiliki wawasan yang luas.

DAFTAR PUSTAKA

Wiyanto, Asul dan Prima K.Astuti. 2004. Terampil Membawa Acara. Jakarta:Grasindo.

Wuryanto, Satrio. 1992. Pengetahuan tentang Protokoler di Indonesia. Yogyakarta: Liberty.

____2011. Pemahaman Protokoler dan Pembawa Acara. (http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/tmp/Pemahaman%20Protokoler%20dan%20Pembawa%20Acara.pdf). Diakses pada 18 April 2016 pukul 07:41 WIB.

Read More